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大连注册公司告诉你电子发票报销,会计别把自己埋坑里

2021-08-27

电子发票,在我们的日常生活中应用日益广泛,因其时效快、不易丢失的优势,逐步成为企业报销的。更有甚者,有文章列出观点指出,顺丰2021年季度业绩下滑的罪魁祸首就是电子发票的普及,从而导致了顺丰商务快递件的萎靡。


企业在享受电子发票带来的便利性的同时,也必须清楚地认识到电子发票背后隐藏的隐患。电子发票是一把双刃剑,有利必然也有弊,电子发票的重复报销、信息篡改,对于报销审核最重要关卡的会计人员来讲,就是高悬在头顶的达摩克里斯之剑。


本文整理了电子发票的一些常见问题,希望能帮助大家少走一些弯路,别把自己埋坑里。

 

一、什么是电子发票?

电子发票,是指以电子形式存储和传递的发票。对于会计人员来讲,除了电子发票,还会接触其他的电子会计凭证。财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等,均属于正规的电子会计凭证。

 

二、电子发票可以直接入账归档么?

除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:


(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;


(二)电子会计凭证的传输、存储安全可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;


(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;


(四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)等要求。

 

三、电子发票可以纸质打印报销入账归档么?

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

 

四、电子发票的截图可以作为报销依据么?

电子会计凭证的截屏、照片、生成二维码、链接网址等,均不是电子会计凭证原件,不得使用其报销入账归档。

 

五、电子发票为什么缺少发票专用章?

纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票(票样见下图),属于税务机关监制的发票,采用电子签名代替发票专用章,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税普通发票相同。

通过增值税电子发票公共服务平台

开具的增值税电子普通发票票样

 

六、如何防止电子发票重复报销?

电子发票的重复报销,是一个老生常谈的问题。重复报销后,不仅是企业钱财的损失,而且会使企业面临的税务稽查风险。


要防止电子发票重复报销,首先,需要加强对员工的教育,实施奖惩措施,对于电子发票重复报销,发现一起,处罚一起,起到的震慑作用。其次,会计人员要建立电子发票登记台账,在电子发票报销审核的时候,要及时通过台账进行查验,进行查重操作。当然了,对于企业而言,最行之有效的方法是建立一整套与费用报销相关的内控体系,从源头上扼杀,用先进的制度来禁锢人性恶。

 

综上所述,对于电子发票报销,会计人员需要牢牢记住以下几点:

① 电子发票可以无发票专用章,需去发票平台网站验证;

② 在满足条件下,可以仅以电子发票入账;

③ 对于中小型企业而言,相关内控制度未健全,最稳妥的方式是打印纸质版入账,电子发票建立登记台账管理,单独留存;

④ 防止电子发票重复报销,任重道远,费控体系的建立和完善至关重要。


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